Dominium Pilote Inc. (« DominiumPilot », « nous ») exploite une plateforme d'automatisation de la location (« leasing automation ») destinée aux professionnels de la location immobilière du Québec et du Canada — gestionnaires immobiliers, promoteurs et développeurs immobiliers, et agences de location. La présente politique explique quels renseignements personnels nous recueillons sur notre site web, dans notre application et dans nos formulaires et widgets, pourquoi, comment nous les utilisons et les protégeons, et quels sont vos droits. Elle tient compte de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, modifiée par la Loi 25, et de la LPRPDE (PIPEDA) du Canada, selon leur application.
1. Qui sommes-nous
Le responsable du traitement des renseignements personnels est :
Dominium Pilote Inc.
250, rue Blouin, Québec (Québec) G1M 3A7, Canada
Courriel : dominiumpilot@gmail.com
Nos clients sont des professionnels de la location immobilière — gestionnaires immobiliers, promoteurs et développeurs immobiliers, et agences de location (ci-après, le « Client ») — dans une relation B2B. Dans le cadre du service, nous traitons aussi les renseignements de leurs prospects locataires (les personnes qui contactent un Client au sujet d'un logement). Pour ces données de prospects, le Client agit comme responsable et DominiumPilot agit comme sous-traitant (fournisseur de services) qui traite les renseignements pour son compte.
2. Renseignements que nous collectons
2.1 Prospects locataires (utilisateurs finaux)
- Identité et coordonnées : nom, adresse courriel, numéro de téléphone.
- Contenu des messages : le contenu des échanges par SMS, courriel et Facebook Messenger avec le Client (questions, demandes, pièces jointes éventuelles).
- Préférences de logement : type de logement recherché, budget, dates, quartier et autres critères communiqués volontairement.
- Métadonnées techniques : horodatage des messages, canal d'origine et identifiants de conversation.
Ces renseignements proviennent des canaux suivants : formulaire web, SMS (via Twilio), courriel (via Gmail / Microsoft Outlook) et Facebook Messenger (voir section 3).
2.2 Clients (professionnels de la location immobilière)
- Compte : nom et adresse courriel, gérés via notre fournisseur d'authentification (Clerk).
- Facturation : renseignements d'abonnement et de paiement traités par Stripe. Nous ne stockons pas les numéros de carte de crédit complets sur nos serveurs.
- Données de connexion de comptes tiers : jetons d'autorisation permettant à DominiumPilot d'envoyer et de recevoir des messages au nom du Client (courriel, calendrier, Page Facebook), conformément aux autorisations qu'il accorde.
- Données de travail : informations sur l'organisation, les immeubles, les visites, les documents importés et les échanges avec l'assistant de l'application.
2.3 Visiteurs du site web
Lorsque vous remplissez notre formulaire d'inscription ou de demande de démonstration, nous recueillons votre adresse courriel et la tranche de nombre de logements que vous gérez. Ces renseignements sont enregistrés dans Supabase pour traiter votre demande ou votre inscription à la liste d'attente. Si vous réservez une démonstration auprès du service de prise de rendez-vous lié depuis le site, les coordonnées et disponibilités que vous y renseignez servent à organiser cette rencontre.
2.4 Données techniques et d'utilisation
Les services d'hébergement et de sécurité peuvent traiter des données techniques, notamment l'adresse IP, le navigateur, les pages demandées et les journaux d'erreurs. Les outils de mesure d'utilisation et de performance sont décrits à la section 15, qui distingue le site web de l'application.
2.5 Comptes Google, Microsoft et intégrations connectées
Selon les connexions que le Client autorise, l'application traite des courriels, des disponibilités et événements de calendrier, ainsi que des données de feuilles de calcul ou de CRM pour importer les logements et prospects, répondre aux demandes et organiser les visites. Les accès sont limités aux autorisations accordées. Vous pouvez révoquer l'accès depuis les paramètres du fournisseur concerné ; cela peut interrompre la synchronisation et ne supprime pas automatiquement les données déjà importées.
L'utilisation des données Google est assujettie à la Politique de données utilisateur des services API Google, y compris ses exigences d'utilisation limitée.
3. Données provenant de Facebook / Messenger
Lorsqu'un Client connecte sa Page Facebook à DominiumPilot et qu'un prospect écrit à cette Page via Messenger, nous recevons et traitons les données suivantes fournies par la plateforme Meta :
- Identifiant de l'expéditeur propre à la Page (PSID) — un identifiant unique qui nous permet de répondre à la bonne conversation ;
- Nom de profil public de la personne tel que transmis par Messenger ;
- Contenu des messages échangés avec la Page (texte et pièces jointes envoyées dans la conversation).
Finalité : ces données servent uniquement à répondre au prospect, qualifier sa demande de location et planifier une visite ou un suivi pour le compte du Client. Nous n'utilisons pas les données Messenger à des fins de publicité, et nous ne les vendons pas.
L'utilisation de ces données est assujettie aux politiques de la plateforme Meta. Vous pouvez consulter la Politique de confidentialité de Meta. Pour supprimer vos données, voir la section Suppression des données.
4. Finalités d'utilisation
Nous utilisons les renseignements personnels pour les finalités suivantes :
- recevoir, comprendre et répondre aux demandes des prospects locataires sur tous les canaux (web, SMS, courriel, Messenger) ;
- qualifier les prospects, planifier des visites et assurer le suivi pour le compte du Client ;
- fournir, exploiter, sécuriser et améliorer la plateforme ;
- gérer les comptes des Clients, l'abonnement et la facturation ;
- répondre aux demandes de démonstration et gérer les inscriptions à la liste d'attente ;
- comprendre l'utilisation du site et de l'application et en améliorer l'ergonomie et les performances ;
- respecter nos obligations légales et réglementaires.
5. Traitement par intelligence artificielle
L'application utilise Google Gemini pour analyser et qualifier les demandes, générer des réponses et assister les imports, ainsi que Moonshot AI (Kimi) pour son assistant. L'analyse de fichiers et de structures d'inventaire utilise également OpenRouter, avec des modèles DeepSeek exécutés par les fournisseurs DeepInfra ou Together AI dans la configuration actuelle. Selon la fonctionnalité utilisée, le contenu des conversations, les instructions adressées à l'assistant et des extraits de données importées peuvent être transmis aux fournisseurs concernés pour produire une réponse, un résumé ou une analyse.
Les résultats de l'IA peuvent être inexacts. Le Client peut examiner les échanges et intervenir dans le traitement d'une demande. Pour obtenir des renseignements sur le traitement automatisé de vos données ou demander un examen humain, utilisez le contact indiqué à la section 10.
6. Fournisseurs et sous-traitants
Nous faisons appel à des fournisseurs tiers de confiance pour exploiter le service. Chacun ne traite les renseignements que dans la mesure nécessaire à sa fonction :
| Fournisseur | Rôle | Service concerné |
|---|---|---|
| Supabase | Enregistrement des demandes et inscriptions | Site web |
| Cal.com | Réservation de démonstrations | Service lié depuis le site |
| Microsoft Clarity | Mesure des interactions, cartes de chaleur et relecture de sessions | Site web ; application lorsque configuré |
| Twilio | Envoi et réception de SMS | Application |
| Google (Gmail / Agenda / Sheets) | Courriel, calendrier et imports | Application, selon les connexions autorisées |
| Microsoft (Outlook / 365) | Courriel et calendrier | Application, selon les connexions autorisées |
| Meta Platforms (Facebook / Messenger) | Messagerie via Page Facebook | Connexion de Page Facebook |
| Google Gemini | Qualification, réponses et analyse des imports par IA | Application |
| Moonshot AI (Kimi) | Assistant IA et résumés | Application |
| OpenRouter, DeepInfra et Together AI | Analyse des imports par IA, notamment avec des modèles DeepSeek | Application |
| Clerk | Authentification des comptes Clients | Application |
| Stripe | Paiement et facturation | Application |
| Vercel et Neon | Hébergement de l'application et de ses données | Application |
| Vercel Speed Insights | Mesure des performances des pages | Application |
| Brevo | Courriels transactionnels et notifications | Application |
| Inngest | Exécution des traitements et synchronisations en arrière-plan | Application |
| Sentry | Diagnostic des erreurs et surveillance technique | Application |
| Mapbox | Cartes, adresses et itinéraires de visites | Application |
| Pipedrive, Zoho CRM et Monday.com | Import ou synchronisation de prospects, logements et visites selon l'intégration | Application, si le Client les connecte |
Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels. Nous ne les communiquons à des tiers que comme décrit ci-dessus, lorsque la loi l'exige, ou avec votre consentement.
7. Communication de renseignements hors du Québec et du Canada
Vos renseignements personnels peuvent être stockés ou traités à l'extérieur du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis et dans d'autres pays selon le fournisseur, ses sous-traitants et la configuration du service. Ils peuvent alors être assujettis aux lois de ces juridictions. Ces communications sont soumises aux exigences applicables de la Loi 25, notamment en matière d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et d'encadrement contractuel. Vous pouvez nous contacter pour obtenir des renseignements sur les transferts associés à votre utilisation du service.
8. Conservation des données
Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux finalités décrites, pour la durée de la relation avec le Client concerné, puis pour la période requise par la loi (par exemple à des fins comptables ou fiscales). Lorsqu'ils ne sont plus nécessaires, les renseignements sont supprimés ou anonymisés de façon sécuritaire.
9. Suppression des données
Vous pouvez demander en tout temps la suppression de vos renseignements personnels, y compris les données issues de Facebook / Messenger (PSID, nom de profil et contenu des messages).
Comment faire une demande de suppression :
- Envoyez un courriel à dominiumpilot@gmail.com avec l'objet « Demande de suppression de données ».
- Indiquez le canal concerné (Messenger, SMS, courriel ou formulaire web) et un élément permettant de vous identifier (par exemple le nom de profil Facebook, le numéro de téléphone ou l'adresse courriel utilisés).
Nous traiterons votre demande et supprimerons les renseignements visés dans un délai maximal de 30 jours, sous réserve des données que la loi nous oblige à conserver. Une confirmation vous sera transmise à l'adresse fournie.
Instructions de suppression des données (Meta / Facebook) : l'adresse à utiliser comme « Data Deletion Instructions URL » est https://dominiumpilot.com/confidentialite.html#suppression-des-donnees. Toute demande reçue par ce moyen est traitée comme décrit ci-dessus.
10. Vos droits
Sous réserve de la loi applicable, vous avez le droit de :
- accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
- faire rectifier des renseignements inexacts ou incomplets ;
- retirer votre consentement ou demander la suppression de vos données ;
- demander la portabilité des renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous, dans les conditions prévues par la loi ;
- obtenir des renseignements sur la communication de vos données à des tiers et sur leur traitement, y compris automatisé.
Pour exercer ces droits, écrivez à dominiumpilot@gmail.com. Si vous êtes un prospect locataire, nous pouvons vous rediriger vers le Client responsable de vos données ou agir à sa demande. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
11. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles raisonnables (chiffrement en transit, contrôle des accès, hébergement chez des fournisseurs reconnus) afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation ou la destruction. Aucun système n'étant infaillible, nous ne pouvons toutefois garantir une sécurité absolue.
12. Mineurs
Le service s'adresse à des professionnels et n'est pas destiné aux personnes de moins de 14 ans. Nous ne collectons pas sciemment de renseignements auprès de mineurs sans le consentement requis.
13. Modifications de la présente politique
Nous pouvons modifier cette politique pour refléter des changements légaux ou opérationnels. La date de « dernière mise à jour » en haut de la page indique la version en vigueur. En cas de changement important, nous prendrons des moyens raisonnables pour vous en informer.
14. Nous joindre
Pour toute question relative à la présente politique ou à la protection de vos renseignements personnels, communiquez avec le responsable de la protection des renseignements personnels :
Dominium Pilote Inc.
À l'attention du responsable de la protection des renseignements personnels
250, rue Blouin, Québec (Québec) G1M 3A7, Canada
Courriel : dominiumpilot@gmail.com
15. Cookies et mesure d'utilisation
15.1 Site web : Microsoft Clarity
Nous utilisons Microsoft Clarity pour comprendre comment les visiteurs utilisent le site et améliorer son contenu et son ergonomie. Clarity recueille des interactions comme les clics, défilements et pages consultées, ainsi que des informations sur le navigateur et l'appareil. Il permet de produire des cartes de chaleur et des relectures de sessions. Des cookies et technologies similaires, notamment les cookies _clck et _clsk, peuvent associer les interactions à un navigateur et à une session. Microsoft traite ces données selon sa Déclaration de confidentialité.
15.2 Application : authentification, Clarity et Speed Insights
L'application utilise des cookies nécessaires à l'authentification et au maintien de la session, notamment via Clerk. Microsoft Clarity y est également utilisé lorsque sa configuration est activée, pour les mêmes finalités et catégories de données que celles décrites ci-dessus.
Vercel Speed Insights est intégré à l'application, pas au site vitrine. Il mesure les performances des pages : temps de chargement, réactivité et stabilité visuelle, avec des informations techniques telles que la page, le navigateur, le type d'appareil et le pays. Selon Vercel, ces mesures ne permettent pas d'identifier un utilisateur ni de reconstituer sa navigation entre les pages. Consultez la documentation de confidentialité de Speed Insights.
15.3 Vos choix
Vous pouvez bloquer ou supprimer les cookies depuis les paramètres de votre navigateur. Le blocage des cookies nécessaires peut empêcher la connexion à l'application. Le blocage des cookies ne bloque pas nécessairement tous les échanges techniques avec les fournisseurs. Pour demander le retrait de votre consentement à un traitement ou obtenir des renseignements sur vos choix, écrivez à dominiumpilot@gmail.com.